Nijmeegse Betonindustrie De Hamer BV is een bedrijf met ruim 125 medewerkers dat betonnen elementen voor rioleringen, bestratingen en een veelheid aan andere toepassingen produceert. Hoewel de bouwbranche te boek staat als vrij conservatief, zijn er in deze sector toch bedrijven die op het gebied van automatisering verder vooruit durven kijken. De Hamer in Nijmegen bijvoorbeeld bestempelt zijn automatisering als 'marktvolgend', maar loopt nu dankzij diverse vernieuwingen voorop binnen haar branche.
Volgend versus trendsettend
Harry Kranen is Hoofd verantwoordelijk voor de automatisering bij De Hamer en in die functie verantwoordelijk voor het beheer van applicaties, het netwerk en het totale systeem. Hij is sinds 1994 actief bij De Hamer en runt de IT sinds kort als een zelfstandige afdeling binnen de organisatie. "Mijn taak is storingen te verhelpen en de beveiliging optimaal te houden, maar in ruime zin is vooral het bedenken van oplossingen en het kijken naar de toekomst een zeker zo belangrijke taak."
Zelf omschrijft hij het niveau van automatisering up-to-date en volgend. "Wij zijn geen early adaptors. Als er bijvoorbeeld een nieuwe Windows versie wordt geïntroduceerd, zullen wij niet het eerste bedrijf zijn dat dit nieuwe besturingssysteem zal aanschaffen. Pas als uit de praktijk blijkt dat andere bedrijven er met plezier en succes mee werken, dan gaan we er ook in mee."
De situatie/uitdaging
In 2001 besloot De Hamer over te stappen op een nieuw ERP-systeem. Met het toen in gebruik zijnde Micos 2000 kon het bedrijf niet meer vooruit, vooral omdat de ontwikkelingen rond dit systeem stopten. Voor de opvolging werd onder meer gekeken naar ISAH, maar vanwege de goede aanbevelingen voor Microsoft Dynamics AX - toen nog Axapta - kwam deze oplossing bovenaan de shortlist terecht.
"We hadden veel te maken met verspreide opslag van dezelfde gegevens in verschillende applicaties, dus was een van onze belangrijkste doelen om verkoopinformatie, inkoop, engineering, werkvoorbereiding en productie te integreren, waardoor dubbele handelingen voorkomen worden. Betere managementinformatie en meer inzicht in het voorraadverloop van de eindproducten waren eveneens van groot belang. Als derde eis die hoog op de lijst stond noem ik de verbetering van de informatievoorziening tussen onze hoofd- en nevenvestigingen."
Harry Kranen: "we ontdekken steeds opnieuw mogelijkheden in Microsoft Dynamics AX die wij zelf niet eens vermoed hadden en die voor enorme efficiencyverbeteringen zorgen."
De oplossing
Om de nieuwe oplossing te implementeren riep De Hamer de hulp in van Microsoft Partner Pulse Business Solutions. "Omdat wij ook een koppeling wilden tussen het ERP-systeem en onze CAD-omgeving ben ik te rade gegaan bij onze CAD-leverancier hoe dat het beste ingericht kon worden. CADAC adviseerde ons met hun partner te gaan praten en dat bleek Pulse Business Solutions te zijn. Pulse Business Solutions is vertrouwd met onze branche en heeft een bijzonder sociale manier van werken, en dat heeft de keuze voor deze partner beslist bespoedigd."
Na een investeringsstop die het bedrijf van 2002 tot 2004 inlaste, werd besloten over te gaan tot de aanschaf en implementatie van het nieuwe ERP-systeem op basis van Microsoft Dynamics AX. In april 2004 werd de overeenkomst getekend en meteen daarop werden de eerste voorbereiding-en in gang gezet. Mede door het door Pulse Business Solutions ontwikkelde branchemodel voor de Bouwtoelevering, kon De Hamer vertrouwen op een gedegen kennis van de betonbranche. Pulse was bekend met de vele veranderingen die in bouwprocessen gebruikelijk zijn. "Onze klanten vragen offertes aan, maar nadat eenmaal is overgegaan tot een bestelling, worden regelmatig wijzigingen doorgegeven. In ons IT-systeem moeten we daar eenvoudig manier mee om kunnen gaan."
De implementatie
Pulse Business Solutions nam tussen mei en december 2004 de tijd voor de implementatie van Microsoft Dynamics AX en hun branchemodel Bouwtoelevering. Besloten werd de implementatie op basis van losstaande modules uit te voeren, zodat CRM en Inkoop de eerste onderdelen waren die live gingen. Harco van Polen van Pulse Business Solutions over het implementatietraject: "De kerngebruikers van De Hamer waren buitengewoon gemotiveerd en pikten snel op hoe het systeem werkte. Mede daardoor is het implementatietraject binnen tijd en budget gerealiseerd."
Eind december 2004 ging het volledige pakket live en in september 2005 werd ook het CAD-traject in gang gezet. Begin 2006 was alles volledig geïmplementeerd en op dit moment werken ruim dertig gebruikers met de nieuwe ERP-oplossing.
De voordelen
Kranen is tevreden over de gebruikersvriendelijkheid van Dynamics AX. "Het systeem werkt absoluut naar behoren en doet precies wat wij willen. Zowel de controle- als de CRM-functies zijn bijzonder uitgebreid en zijn tegelijkertijd verbazend gebruikersvriendelijk. In zijn totaliteit zorgt Dynamics AX ervoor dat we vanaf nu voorgoed hebben afgerekend met de eilandautomatisering die wij hier voorheen hadden. De informatie die onze medewerkers invoeren, is nu voor alle afdelingen, alle nevenvestigingen en al onze administratieve processen beschikbaar."
"De nieuwe technologie zorgt voor een snellere en efficiënte verwerking van gegevens en dat is precies wat wij wilden bewerkstelligen. Het aanbrengen van klantmutaties in lopende orders is geen probleem, doordat alle gegevens over een productie centraal opgeslagen liggen. Zodra de verandering is aangebracht, is die meteen voor alle medewerkers, tot en met onze CAD/CAM- en productieafdeling, duidelijk. Daardoor is het bijvoorbeeld ook niet meer mogelijk dat de kostenverhoging, die zo'n wijziging tot gevolg heeft, vergeten wordt door te berekenen, als de factuur gegenereerd gaat worden."
"Alles hangt nu met elkaar samen en dat heb je hard nodig in onze dynamische markt." Over de beschikbaarheid van managementinformatie meldt Kranen: "In de geïntegreerde ERP-omgeving van Dynamics AX heb je een veel beter inzicht in wat je op voorraad hebt; niet alleen op onze hoofdvestiging, maar ook op onze nevenvestigingen. Daarnaast zijn er diverse manieren om informatie te combineren en te rapporteren, waardoor ons management weet wat er speelt. Hierin schuilt voor ons een belangrijke winst."
De toekomst
Harry Kranen: "Gaandeweg ontdekken we nieuwe mogelijkheden, en daarover hebben we nog geregeld contact met Pulse Business Solutions. Op rapportagevlak zijn er bijvoor-beeld nog zaken die we kunnen optimaliseren. Ik denk bijvoorbeeld aan het vertalen van documenten die we uit Dynamics AX halen." De Hamer gaat Dynamics AX in de toekomst koppelen met een portaal om de informatie te ontsluiten voor de buitendienst en haar klanten. Daarnaast volgt wellicht een extranet koppeling met leveranciers. "Ik denk daarbij aan een beveiligde toegang via het internet, om zo sneller in te kunnen spelen op de wensen van onze klanten en leveranciers. Ook zie ik een omgeving voor me waarin we het voorraadbeheer nog verder kunnen optimaliseren."
Eisen
Voordelen
- Efficiencyverhoging dankzij integratie van administratieve processen.
- Razendsnel inzicht in status van orders, productie en voorraad.
- Tijdwinst doordat informatie centraal beschikbaar is.
- Gereed voor toekomstige uitbreidingen.